訂單處理

這份說明訂單從進來到出貨完成的整個流程，包含各種訂單狀態的意思、怎麼接單出貨、怎麼幫買家代下單，以及怎麼處理退貨。

登入後台後，點左側選單的「訂單」會進到「訂單管理」頁面。

訂單狀態的意思

訂單列表上方可以依這些狀態篩選，也可以用付款方式、付款狀態、配送方式做篩選，或直接用訂單編號 / 買家名稱 / 商品名稱 / 收件人搜尋。

接單

打開一張「待接單」的訂單，有三種處理方式:

• 接單:直接按原本的內容接受。
• 調整後接單:如果有些品項缺貨，可以打開這個調整視窗，把出貨量改成你實際能出的數量(留空就是全數出貨)，系統會依照調整後的內容重新算金額，你也可以再手動修改最終要收的金額。如果把某個品項的數量全部改成 0，等於是要拒絕這個品項，如果是整張都不要，應該直接用「拒單」而不是把所有品項都改成 0。
  • 如果調整後的金額比原本低或不變，直接送出後訂單就變成「已接單」。
  • 如果調整後的金額比原本高(上調金額)，送出後訂單會變成「待買家確認」，要等買家確認新金額才會真的成立;確認之前你都可以再把這個上調動作撤回，退回「待接單」狀態重新處理。
• 拒單:拒絕整張訂單，需要填寫拒絕原因。

用線上付款(信用卡 / LINE Pay 等)的訂單，接單時金額是鎖定的，不能調整，只能照原單接受或整張拒絕。

出貨

訂單「已接單」之後，可以按「標記出貨」，訂單狀態會變成「出貨中」，買家會收到 LINE 通知。標記出貨前你可以先選填配送資訊:預計送達日、物流商、物流單號、簽收照片，這些全部都是選填，預計送達日只是給買家參考，系統不會依照這個日期做任何排程或提醒。

出貨之後如果買家一直沒有在系統裡確認收到貨，14 天後系統會自動把這張訂單標記為已完成，不需要你或買家再做任何動作。

已接單之後，訂單的金額與數量就不能再修改。如果真的需要改，只能先取消訂單、請買家重新下單。

取消訂單

已接單的訂單如果需要取消(不是拒單，拒單是給還沒接的訂單用的)，可以按「取消訂單」，一樣需要填寫原因，買家會收到 LINE 通知。

標記收款 / 標記退款

因為平台不經手金流，像是貨到付款、銀行匯款這類線下收付款的訂單，實際收到錢或退錢之後，需要你自己手動到訂單裡按「標記已收款」或「標記已退款」，系統本身不會知道你有沒有真的收到錢。

代客建單

如果買家是打電話或用 LINE 聊天跟你訂貨，你可以直接在後台幫他建單。在「訂單」頁面按「代客建單」:

1. 選擇要幫哪一家買家建單——只有已經跟你合作的買家會出現在清單裡;買家多的話可以直接在清單裡打字篩選。如果某家買家還沒開通任何付款方式，清單裡還是會列出來，但會提示你沒辦法幫他建單，要先去合作夥伴那邊幫他開通付款方式。
2. 選這張單的付款方式與配送方式(配送到府 / 買家自取)。如果這家買家還沒有收貨地址，就只能選「買家自取」。
3. 按「選擇商品」開啟挑選視窗，點一下加入、再點一下移除，可以一次挑好幾樣，挑完按「完成」。回到清單再填數量。
4. 單價預設帶的是標價，可以直接往下改給折讓——但不能高於標價。填得比標價高會跳紅字提示，送出鈕也會關掉;真的要賣更貴，請先去商品頁把標價改掉。
5. 要整張單一起打折就用商品清單下面的「整單折扣」:左邊填折數(例如填 95 就是打 95 折)，或右邊直接填你想收的商品小計，按「套用」。折扣是訂單上獨立的一筆，不會去改每一項的單價——買家看到的還是原價，加上一筆「折扣 −NT$ 36」，他拿去對型錄才對得起來。

要特別注意，代客建單不會自動套用這位買家的等級折扣與階梯價，談好的折扣要自己用上面兩種方式填進去。

建好的訂單不會立刻成立，必須等買家本人在自己的訂單列表裡按下同意，才會正式成立、才能安排出貨。 系統會發 LINE 通知提醒買家有一張單在等他確認，但如果買家還沒加你的官方帳號好友，是收不到這則通知的，建議你也口頭或用其他管道提醒對方去確認。

如果建錯了、買家還沒同意之前，你可以把這張單撤回，不用等對方拒絕或等 7 天沒人處理過期。

退貨處理

買家在自己的畫面發起退貨申請後，會出現在左側選單「退貨/退款紀錄」頁面，狀態是「待審核」。你可以:

• 接受退貨:接受時可以調整最終退款金額，系統會先幫你帶入預估的折後金額，大部分情況下直接確認即可。
• 拒絕退貨:需要填寫原因。

如果退貨申請超過 14 天你都沒有處理，系統會自動接受這筆退貨，金額會用申請當下系統預設計算的金額，不會等你確認，建議退貨申請要盡快處理，避免退款金額跟你原本想法不一致。

退貨接受之後，如果訂單當初是線下付款(貨到付款 / 銀行匯款 / 月結)，還沒實際完成退款的話，你需要手動標記已退款，填寫退款方式(銀行轉帳 / 現金 / 其他)與備註，這只是幫你自己記帳用，系統不會真的幫你把錢退回去。如果這筆訂單所屬的對帳單已經結算過，系統會讓你選擇這筆退款要「私下退款」處理、還是「掛到下一期對帳單沖抵」。

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累積了一些訂單之後，可以參考 對帳與月結 了解怎麼跟買家對帳結算。